สรุปบทที่ 6 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร
บทที่ 6 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร
บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร
องค์การและสิ่งแวดล้อมตามความหมายทางเทคนิค
หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง
โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์
ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เคยมี
ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ
และเป็นผลกระทบต่อระบบสารสนเทศต่อองค์การ
ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ และมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การ
ระบบอินเทอร์เน็ตได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด
การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ
แบ่งตามระดับของการปฏิบัติงานหรือการบริหารจัดการ
แบ่งออกเป็น 4 ระดับ ดังนี้
1. ผู้ปฏิบัติงาน (Workers) เป็นบุคลากรที่ดำเนินงานด้านการสนับสนุน
และอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรฝ่ายต่าง ๆ จัดทำข้อมูล รายงานขององค์การ เช่น
พนักงานพิมพ์เอกสาร พนักงานบัญชี
ปัจจุบันแนวโน้มการใช้ระบบสารสนเทศของผู้ใช้ระดับปฏิบัติงานมีเพิ่มมากขึ้น
2. ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Managers) เรียกกันว่า
หัวหน้างานจะทำหน้าที่ควบคุมและดูแลดำเนินงานประจำวันของบุคลากรระดับปฏิบัติงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ลักษณะของสารสนเทศที่ใช้ ได้แก่ รายงานการปฏิบัติงานของพนักงาน
3. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Managers) เป็นผู้ที่กำกับการบริหารงานของผู้บริหารระดับปฏิบัติการ
วางแผนยุทธ์วิธีเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุเป้าหมาย
ประสานงานกับผู้บริหารระดับสูงเพื่อรับนโยบายแล้วนำมาวางแผนปฏิบัติงาน
สารสนเทศที่ใช้ ได้แก่ รายงานเปรียบเทียบยอดขาย
4. ผู้บริหารระดับสูง (Senior Managers) เรียกว่า Executive
Managers เป็นผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์การ
เป็นผู้ที่รับผิดชอบด้านการวางแผนกลยุทธ์ กำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์จององค์การ
ลักษณะของสารสนเทศที่ใช้จะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับภายนอกองค์การ เช่น ดัชนีทางเศรษฐกิจ
เป็นต้น
ประเภทของระบบสารสนเทศ (Types
of Information Systems)
ระบบของสารสนเทศที่สำคัญ 3ประเภท ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ มีการออกแบบให้สอดคล้องและเหมาะสมกับลักษณะงานขององค์การ
เป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อย ๆ หลายระบบ
เช่น ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก
2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน เป็นระบบที่จำแนกตามลักษณะ
หรือหน้าที่ของงานหลัก ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก
เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่
ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก เป็นต้น
3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน ระบบสารสนเทศ ออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงาน และระดับของผู้ใช้งาน
ประกอบการบริหารและตัดสินใจ
ระบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์
แบ่งออกเป็น6 ประเภท ดังนี้
(1) ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction
Processing System : TPS) เป็นระบบสารสนเทศประเภทแรกที่นิยมนำมาใช้เพื่อการประมวลผลที่รวดเร็ว
ลดค่าใช้จ่าย ปรับปรุงให้บริการลูกค้า ที่ทำหน้าที่รวบรวม
บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูลและประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรม
และการปฏิบัติงานประจำขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศ
ปัจจุบันได้มีการพัฒนาระบบการประมวลผลธุรกรรมที่ลูกค้าสามารถป้อนข้อมูล
และประมวลผลรายการด้วยตนเองได้ เรียกระบบสารสนเทศลักษณะนี้ว่า Customer
Integrated Systems : CIS เช่น ระบบฝาก–ถอนเงินจากเครื่องอัตโนมัติ (Automated
Teller Machines :ATM) ลักษณะการประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
1.1 การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) เป็นการประมวลผลที่ข้อมูลจะถูกรวบรวม
และสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กำหนด แล้วจึงประมวลผลรวมกันเป็นครั้งเดียว
ถึงแม้ว่าการป้อนข้อมูลจะเป็นแบบออนไลน์มีการบันทึกข้อมูลทีนที
แต่ข้อมูลที่ป้อนนี้ยังไม่ประมวลผล เช่น การประมวลผลข้อมูลการใช้กระแสไฟฟ้า
น้ำประปา ซึ่งประมวลผลเดือนละครั้ง
1.2 การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing) เป็นการประมวลผลแต่ละรายการ
และให้ผลลัพธ์ทันทีเมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ
เช่นการซื้อบัตรเข้าชมภาพยนตร์ที่เคาน์เตอร์
การประมวลผลแบบทันทีถ้าเป็นการประมวลผลรายการแบบออนไลน์จะเรียกว่า Online
Transaction Processing: OLTP การประมวลผลแบบทันทีเป็นแบบออนไลน์
เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น
(2) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management
Information System: MIS) เป็นระบบสารสนเทศที่ประมวลผล
และสรุปจากแฟ้มข้อมูลที่ได้จาก TPS เพื่อจัดทำสารสนเทศตามความต้องการของผู้บริหารสำหรับนำไปใช้ในการวางแผนประกอบการตัดสินใจ
เป็นรายงานสรุปค่าสถิติต่าง ๆ อาจนำเสนอในรูปของตาราง หรือกราฟเปรียบเทียบ
เพื่อความสะดวก ง่ายต่อการทำความเข้าใจ สามารถจำแนกได้ 4 ประเภท ดังนี้
2.1 รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด (Periodic Reports) จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า อาจทำทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน
2.2 รายงานสรุป (Summarized Report) จัดทำเพื่อสรุปการดำเนินงานโดยภาพรวม
2.3 รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ (Exception Report) จัดทำตามเงื่อนไขพิเศษที่ไม่อยู่ในเกณฑ์ที่จัดทำรายงานตามปกติ
เพื่อให้ผู้บริหารได้ใช้สารสนเทศ และตัดสินใจอย่างทันเวลา
2.4 รายงานที่จัดทำตามต้องการ (Demand Reports) จัดทำเมื่อผู้บริหารมีความต้องการในรายงานนั้น ๆ
(3) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision
Support Systems: DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่าง
ๆ มาใช้ในการตัดสินใจ เป็นการเน้นการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยใช้สารสนเทศเป็นพื้นฐาน ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจการดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง
หรือ "do the right thing"
ลักษณะที่สำคัญของ DSS คือ
เป็นระบบที่ให้สารสนเทศอย่างรวดเร็วต่อการตัดสินใจ ใช้แก้ปัญหาและกำหนดกลยุทธ์
ควรออกแบบในลักษณะที่โต้ตอบ
ปัจจุบันได้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในการสนับสนุนการแก้ไขปัญหาของกลุ่ม
เรียกระบบนี้ว่า
ระบบสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจกลุ่ม (Group Decision Support
System: GDSS) ซึ่งเป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการนำเสนอ
และแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ระดมความคิด วิเคราะห์และการแก้ไขปัญหาเพื่อหาแนวทาง
หรือรูปแบบในการตัดสินใจร่วมกันของกลุ่ม เช่น การประชุมทางไกล การลงคะแนนเสียง
เป็นต้น
ระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์ (Geographic Information Systems:
GIS) เป็นระบบสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของสถานที่
และเส้นทางการเดินทาง ประกอบด้วย
· ฐานข้อมูลเชิงปริมาณ และคุณภาพเพื่อนำมาแสดงผลในรูปสารสนเทศ
· ฐานข้อมูลแผนที่
· โปรแกรมที่นำเสนอสารสนเทศบนแผนที่ดิจิทัล
(4) ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information
Systems: EIS หรือ Executive Support Systems:
ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา
ศึกษาแนวโน้ม และการวางแผนกลยุทธ์ เป็นระบบที่มีความยืดหยุ่น และคล่องตัวสูง EIS สามารถเข้าถึงสารสนเทศจากฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์การ
นำเสนอสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์ในรูปของรายงาน ตาราง และกราฟ
สรุปสารสนเทศให้ผู้บริหารได้เข้าใจง่าย และประหยัดเวลา
(5) ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence: AI) และระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems: ES) เป็นความพยายามที่จะพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์
ให้สามารถปฏิบัติงานได้เหมือนกับมนุษย์ AI มีหลายสาขา
เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ ระบบการมองเห็น ระบบการเรียนรู้ เครือข่ายเส้นประสาท ระบบผู้เชี่ยวชาญ
ปัญญาประดิษฐ์ มีข้อจำกัดมากกว่าการใช้ปัญญามนุษย์
ในองค์กรธุรกิจนำมาประยุกต์ใช้งานเพื่อการรักษาความรู้ของผู้เชี่ยวชาญที่อาจสูญเสีย
หรือสูญหายไป ช่วยขยายฐานความรู้ขององค์การในการให้คำแนะนำแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน
ช่วยลดภาระงานประจำที่มนุษย์ไม่มีความนำเป็นต้องทำ
ระบบผู้เชี่ยวชาญ หรือระบบฐานความรู้
เป็นระบบที่รวบรวมและจัดเก็บความรู้และประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญ
ช่วยในการหาข้อสรุป และคำแนะนำ เช่น การรักษาโรคของแพทย์ ES ประกอบด้วยส่วนประกอบหลัก ได้แก่
· ส่วนติดต่อกับผู้ใช้หรือบทสนทนา
· ฐานความรู้
เป็นกลุ่มของข้อเท็จจริง
· กลไกอนุมาน
ใช้สำหรับการค้นหาสารสนเทศจากฐานความรู้
(6) ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems: OIS) หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems: OAS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติ
และผู้บริหาร เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งได้ 5 ประเภท คือ ระบบจัดการเอกสาร, ระบบการจัดการข่าวสาร ,
ระบบการทำงานร่วมกัน/ประชุมทางไกล ,ระบบการประมวลภาพ
, ระบบจัดการสำนักงาน
OIS ใช้โปรแกรมพื้นฐานทั่วไปเพื่อสนับสนุนการทำงาน เช่น โปรแกรมตารางคำนวณ
โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมเว็บเบราเซอร์ ใช้เพื่อการสื่อสาร
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
(Management
Information systems (MIS)
การบริหาร
(Management)Management
จะเป็นส่วนในการพิจารณาถึงการทำงานของผู้บริหาร
ในลักษณะงานที่เกี่ยวข้องกันคือ
Planning เมื่อมีการกำ
หนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จะกำ หนดแผนการดำ เนินงาน
โดยการวางแผนแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น
Organizing เป็นการกำ หนดขั้นตอนและการดำ
เนินงานตามแผนที่วางไว้เลือกบุคคลให้เหมาะสมกับงาน กำ หนดสายงาน ความรับผิดชอบ
Controlling เป็นการควบคุมการดำ เนินงาน โดยมีการกำ หนดมาตราฐานของงาน
และควบคุมงานให้เป็นไปตามาตราฐานลักษณะของการทำ งานต้องอาศัยการตัดสินใจ
เป็นส่วนสำคัญ
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
(Decision
Support Systems)
Decision
Support systems (DSS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง
เนื่องจากผู้บริหารที่ทำ หน้าที่ในการตัดสินใจสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบ
MIS สำ หรับการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ
แต่ถ้าผู้บริหารต้องการวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์
องค์ประกอบในการตัดสินใจจะต้องซับซ้อนมากยิ่งขึ้นเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวลเข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง
จึงทำ ให้เกิดระบบ DSS สนับสนุนความต้องการเฉพาะเรื่องของผู้บริหาร
เป็นระบบที่กำ หนดทางเลือกให้กับผู้บริหาร หรืออาจมีการจัดลำ
ดับทางเลือกให้กับผู้บริหาร ระบบ DSSเป็นระบบสารสนเทศแบบโต้ตอบได้
ต้องใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือ ทำ ให้สะดวกและรวดเร็ว
นอกจากนี้ยังมีโมเดลในการวางแผนการตัดสินใจ และการทำนาย
การใช้งานอาจใช้ภาษาใกล้เคียงกับมนุษย์ เพื่อให้ผู้บริหารเรียกใช้ได้ง่าย
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ(Decision
Support Systems)
คุณสมบัติของ DSS
Ø ช่วยให้ผู้บริหารในขั้นตอนการตัดสินใจ
Ø การออกแบบเป็นทั้งแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้าง
Ø สามารถสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้ทุกระดับ
เน้นที่ผู้บริหารระดับวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์
Ø การใช้งานเอนกประสงค์ มีการจำ ลองแบบ
เครื่องมือวิเคราะห์ ช่วยเหลือผู้ตัดสินใจ
Ø ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้
สามารถใช้งานง่าย
Ø สามารถปรับเข้ากับสถานการณ์ในสภาพแวดล้อมต่างๆได้
Ø มีกลไกที่ทำ
ให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว
Ø สามารถติดต่อฐานข้อมูลสำ หรับองค์กรได้
Ø มีความยืดหยุ่นรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่างๆได้
Group
Decision Support systems และ Executive Information systems
เป็นระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงในการวางแผนด้านกลยุทธ์
อุปกรณ์ที่สนับสนุนการทำ งานคือ CBIS เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นได้
สำ หรับวิเคราะห์และช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ ในงานต่างๆ มีดังนี้
Input and Output : Inputs ประกอบด้วยรายงานสรุปของทรานเซคชั่น
หรือข้อมูลภายใน สารสนเทศของระบบนี้รวมถึงข้อมูลภายในและภายนอกที่มีผลต่อองค์การ
เช่นการวิจัยตลาด หรือผลกระทบจากการออกกฏระเบียบของทางราชการ ส่วน Outputs เป็นรายงานที่ยืดหยุ่น รายงานตามความต้องการ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารทำ
การตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง
Produces
analytic models : คุณสมบัติของ DSS ที่ใช้เป็นลักษณะโมเดล
Model คือ
การประยุกต์ใช้คณิตศาสตร์มาจัดการระบบจริง ) โมเดลในระบบฐานข้อมูลDSS ใช้ข้อมูล TPS MIS และข้อมูลภายนอกตัวอย่าง
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจในการสั่งซื้อวัตถุดิบหรือสินค้า
ในระบบสินค้าคงคลังซึ่งมีปัจจัยของสภาวะแวดล้อม เช่น
แนวโน้มขึ้นลงของราคาสินค้าหรือวัตถุดิบ
ค่าใช้จ่ายในการรักษาสินค้า/วัตถุดิบต่อหน่วยเวลา
ปริมาณความต้องการสินค้า/วัตถุดิบต่อหน่วยเวลา
ระยะเวลาในการสั่งซื้อสินค้าและวัตถุดิบ
ปริมาณสินค้า/วัตถุดิบ ที่มีอยู่ในคลังสินค้า
ข้อแตกต่างระหว่าง MIS
กับ DSS
MIS
DSS
-
รายงานสรุปจากทรานแซคชั่น -
จัดหาข้อมูลและโมเดลเพื่อการตัดสินใจ
- การแก้ปัญหาแบบมีโครงสร้างซํ้าๆ -
ทำงานแบบโต้ตอบ
- ผลิตรายงานประจำ - การแก้ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง
-
ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ตัวอย่าง - ใช้การจำ
ลองแบบและโมเดลวิเคราะห์
ระบบสารสนเทศผู้บริหาร
(Executive
Information Systems)
EIS คือ ระบบ DSS ที่ออกแบบให้ใช้เฉพาะกับผู้บริหารระดับสูง
และสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ หรือบางครั้งระบบนี้เรียกว่า ESS
(Executive Support Systems )เป็นระบบที่เข้ามาช่วยให้ข้อมูลข่าวสาร
ที่มีประโยชน์ต่อการดำ เนินงานขององค์การ โดยผู้บริหารจะเป็นผู้ใช้ข่าวสารเหล่านี้
การนำ เสนอข่าวสารจะเน้นการ Interface ระหว่างผู้บริหารกับระบบ
ให้ใช้งานได้สะดวก มีรูปแบบต่างๆให้เลือกตามเหมาะสมกับสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้น
ระบบสารสนเทศผู้บริหาร
(Executive
Information Systems)
ข้อดี
การใช้งานง่ายไม่จำ
เป็นต้องรู้เรื่องคอมพิวเตอร์
สรุปรายงานของสารสนเทศตามเวลาต้องการ
มีการกรองข้อมูลทำ ให้ประหยัดเวลา
การตรวจสอบสารสนเทศทำ ได้ดี
ข้อด้อย
มีข้อจำ กัดในการใช้งาน
ไม่สามารถคำ นวณซับซ้อนได้
ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ
ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert
System)
หมายถึง
ระบบที่รวบรวมความรู้ในสาขาต่างๆ ของผู้เชี่ยวเก็บไว้ในอุปกรณ์ของคอมพิวเตอร์
เพื่อจุดมุ่งหมายในการวิเคราะห์สาเหตุและผลของผู้เชี่ยวชาญ
เช่นระบบวินิจฉัยโรคด้วยคอมพิวเตอร์ โดยมีการแทนข้อมูลในรูปของตรรกศาสตร์
ฐานข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์เราเรียกว่า ( Knowledge Base
)
คุณสมบัติของผู้เชี่ยวชาญ
ช่วยในการเก็บความรู้ของผู้เชี่ยวชาญด้านใดด้านหนึ่งไว้
ช่วยขยายขีดความสามารถของผู้เชี่ยวชาญ
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจ
ช่วยในการตัดสินใจแต่ละครั้งใกล้เคียงกันไม่ขัดแย้งกัน
ช่วยลดการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
อ้างอิง
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น